B2B kontra umowa o pracę – ryzyka podatkowe i pracownicze w 2025 r.
zespół BazaPrawa | 6 marca 2025
1. Dlaczego temat wrócił w 2025 r.?
Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 PLN brutto, a stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dla specjalistów IT i marketingu spadły do 8,5 %. To ponownie rozgrzało debatę "etat vs. faktura". Jednocześnie Państwowa Inspekcja Pracy zapowiedziała 1 000 kontroli samozatrudnionych w sektorze usług profesjonalnych¹.
2. Podatki i ZUS – szybkie porównanie kosztów
| Element kosztu (miesięcznie) | Umowa o pracę (próg do 120 % średniej płacy) | Kontrakt B2B (ryczałt 8,5 %) |
|---|---|---|
| Składki ZUS (pełne) | ok. 1 700 PLN | 1 531 PLN (preferencyjny ZUS plus dobrowolna chorobowa) |
| Zaliczka PIT / ryczałt | ok. 340 PLN (17 % z uwzględnieniem kwoty wolnej) | ok. 510 PLN (8,5 % od przychodu 6 000 PLN) |
| Koszt pracodawcy powyżej brutto | 21,4 % (składki) | 0 PLN (opłaca zleceniobiorca) |
| Łączny "pay-roll" przy wynagrodzeniu 10 000 PLN netto | 19 210 PLN | 12 810 PLN |
Uwaga: przy wyższych przychodach korzyść podatkowa B2B maleje z powodu 4,9 % składki zdrowotnej bez odliczenia².
3. Ryzyko "fikcyjnego samozatrudnienia"
Kiedy kontrakt B2B może zostać przekwalifikowany?
- Wykonywanie pracy pod kierownictwem i w wyznaczonym miejscu.
- Brak ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy (np. jedna faktura miesięcznie).
- Wyłączność lub zakaz konkurencji bez rynkowych stawek kompensacyjnych.
- Stałe godziny pracy, używanie narzędzi pracodawcy.
Jeżeli PIP stwierdzi, że relacja spełnia kryteria stosunku pracy, może nałożyć:
- Nakaz zawarcia umowy o pracę z mocą wsteczną.
- Karę grzywny do 45 000 PLN za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
- Wyrównanie składek ZUS (do 5 lat wstecz) wraz z odsetkami.
4. Konsekwencje podatkowe dla firmy
- Niekosztowy wydatek – faktura samozatrudnionego może zostać uznana za pustą, jeśli relacja to faktycznie etat.
- Solidarna odpowiedzialność za niepobrane zaliczki PIT i składki.
- Kara do 720 stawek dziennych z KKS za "uporczywe zaniżanie zobowiązań".
5. Sygnalizatory ryzyka według urzędów (2025)
| Sygnalizator | Waga w algorytmie ryzyka PIP/ZUS³ |
|---|---|
| Jeden główny klient > 80 % rocznego przychodu | Wysoka |
| Wystawianie faktur regularnie tego samego dnia | Średnia |
| Stała stawka miesięczna zamiast rozliczeń etapowych | Średnia |
| E-mail w domenie klienta i służbowy identyfikator | Wysoka |
| Zakaz świadczenia usług konkurencji | Wysoka |
6. Jak ograniczyć ryzyko – checklista B2B 2025
- Zakres prac projektowy, nie zadaniowo-czasowy.
- Benchmark rynkowy stawek – premia za przejęcie ryzyka.
- Klauzula swobody miejsca i czasu (home-office, własny sprzęt).
- Ubezpieczenie OC po stronie wykonawcy – dowód ryzyka.
- Klauzula możliwości podzlecenia (nawet jeśli rzadko używana).
- Limit wyłączności w czasie (np. 6 miesięcy projektu, potem wolna konkurencja).
- Okresowa weryfikacja struktury kosztów vs. przychody kontraktora (test przedsiębiorcy).
7. FAQ
| Pytanie | Krótka odpowiedź |
|---|---|
| Czy pracodawca może jednostronnie zamienić etat na B2B? | Nie, potrzebna jest zgodna wola obu stron; inaczej grozi roszczenie o przywrócenie umowy o pracę. |
| Czy kontraktor B2B może żądać urlopu wypoczynkowego? | Nie, ale można w umowie przewidzieć przerwę w świadczeniu usług i brak kar umownych. |
| Czy PIP kontroluje księgi rachunkowe? | Nie, ale może przekazać wyniki do US lub ZUS, które je analizują. |
| Czy ozusowanie wsteczne obejmuje składkę zdrowotną? | Tak, ZUS nalicza pełny pakiet składek z odsetkami. |
Podsumowanie
Model B2B obniża koszty i zwiększa elastyczność, lecz w 2025 r. jest obarczony rosnącym ryzykiem inspekcyjnym. Firmy powinny testować relacje pod kątem kryteriów PIP i dbać o realny transfer ryzyka biznesowego na kontraktora. Przejrzyste klauzule i uważne dokumentowanie współpracy to najlepsza tarcza przed kosztownym przekwalifikowaniem.