Wypowiedzenie umowy o pracę – 10 błędów, które wciąż trafiają do sądu pracy w 2025 r.
zespół BazaPrawa | 5 kwietnia 2025
Dlaczego nadal przegrywamy w sądzie?
Mimo że przepisy o rozwiązywaniu umów o pracę nie zmieniły się diametralnie od kilku lat, w 2025 r. do sądów pracy wciąż trafiają setki sporów, których źródłem są te same – często banalne – błędy formalne w piśmie wypowiadającym. Poniżej znajdziesz dziesięć grzechów głównych, które warto wyeliminować z procedur HR, zanim trafią na biurko sędziego.
1. Niewłaściwa podstawa prawna
Pracodawca powołuje się na art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, ale w treści uzasadnienia opisuje rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika. Taka niekonsekwencja to gotowy argument dla pełnomocnika pracownika.
2. Brak wskazania przyczyny w umowie na czas nieokreślony
Od 2016 r. każda umowa na czas nieokreślony wymaga konkretnej, prawdziwej i rzeczywistej przyczyny wypowiedzenia. Ogólnik w stylu "utrata zaufania" bez doprecyzowania faktów przegrywa w sądzie średnio w dwóch na trzy sprawy.
3. Nieadekwatny wybór okresu wypowiedzenia
Wypowiedzenie ze skutkiem skróconym bez zgody związku zawodowego lub pracownika (art. 361 kp) bywa kwestionowane, gdy pracodawca myli się co do stażu zatrudnienia albo statusu pracownika chronionego.
4. Uchybienie konsultacji ze związkiem zawodowym
Brak realnej konsultacji (wysłanie e-maila w piątek po południu z terminem odpowiedzi w poniedziałek rano) narusza art. 38 kp i daje sądowi podstawę do przywrócenia pracownika.
5. Wadliwe doręczenie
Przesyłka wysłana na przestarzały adres lub braku potwierdzenia odbioru przy doręczeniu elektronicznym – to wciąż klasyka sporów w 2025 r. E-doręczenia wymagają dwustronnego potwierdzenia systemowego zgodnie z ustawą o elektronicznych doręczeniach.
6. Pominięcie ochrony szczególnej
Kobieta w ciąży, pracownik w wieku przedemerytalnym lub członek związku – wciąż zdarza się, że HR nie aktualizuje danych w czasie i wypowiada im umowę bez wymaganej zgody lub mimo bezwzględnego zakazu.
7. Nieuwzględnienie stażu łączonego
Przy liczeniu okresu wypowiedzenia ignoruje się wcześniejszą umowę zlecenia przekształconą w umowę o pracę. Sąd uznaje ciągłość zatrudnienia i wydłuża okres, co czyni wypowiedzenie przedwczesnym.
8. Nieprawidłowa forma pełnomocnictwa
List wręcza kierownik projektu bez pisemnego umocowania od zarządu. Pracownik podnosi zarzut braku umocowania, a wypowiedzenie uznaje się za nieskuteczne.
9. Brak pouczenia o prawie odwołania
Choć art. 30 § 4 kp nie nakłada sankcji nieważności, sądy coraz częściej przyznają odszkodowanie za niepoinformowanie pracownika o prawie wystąpienia do sądu pracy w terminie 21 dni.
10. Szablon bez aktualizacji pod GDPR i e-doręczenia
Stary wzór wypowiedzenia zawiera klauzulę informacyjną RODO sprzed 2018 r. i nie obsługuje numeru identyfikacyjnego e-doręczeń. Braki formalne nie dyskwalifikują pisma z mocy prawa, ale w praktyce potęgują ryzyko przegranej.
Jak uniknąć powyższych błędów?
- Regularny audyt szablonów – aktualizuj wzory przynajmniej raz na rok.
- Check-lista przed wręczeniem – sprawdź: dokumenty, adres, status ochrony, okres wypowiedzenia.
- Szkolenie kierowników liniowych – błędy kadrowe rodzą się często poza działem HR.
- System e-doręczeń – korzystaj z kwalifikowanej skrzynki doręczeń, która loguje zdarzenia.
- Konsultuj ze związkiem z wyprzedzeniem – minimum pięć dni roboczych przy skomplikowanych sprawach.
Podsumowanie
W 2025 r. coraz więcej firm korzysta z automatyzacji HR, ale wypowiedzenie pozostaje dokumentem, który wymaga chirurgicznej precyzji. Zaniedbania formalne, choć często drobne, otwierają pracownikom drogę do roszczeń o przywrócenie lub odszkodowanie. Im wcześniej wyeliminujesz opisane błędy, tym mniejsze ryzyko przegranej w sądzie pracy – i kosztów liczonych w pensjach oraz reputacji.