Dodatkowy urlop dla rodziców wcześniaków – wzór polityki HR (2025)

zespół BazaPrawa | 28 lutego 2025

Rodzice tulą wcześniaka – symbolika dodatkowego urlopu rodzicielskiego

1. Dlaczego powstał dodatkowy urlop dla rodziców wcześniaków?

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy¹, która rozszerza katalog uprawnień rodzicielskich o 14 dni kalendarzowych dodatkowego urlopu dla pracowników, których dziecko urodziło się przed 37. tygodniem ciąży. Ideą reformy jest wyrównanie szans rodziców wcześniaków w zakresie opieki po hospitalizacji dziecka, bez obniżania bezpieczeństwa finansowego rodziny.

2. Wymiar urlopu i elastyczne wykorzystanie

Kryterium	Zasada 2025 r.
Wymiar podstawowy	14 dni kalendarzowych (można wykorzystać jako całość lub w częściach po minimum 1 dniu)
Okres, w którym wolno skorzystać	Do ukończenia przez dziecko 1. roku życia
Rodzice zatrudnieni u różnych pracodawców	Mogą podzielić się urlopem; łączny limit pozostaje 14 dni
Rodzice zatrudnieni u tego samego pracodawcy	Wykorzystują naprzemiennie – jednocześnie może być na urlopie tylko 1 rodzic
Wcześniak w rodzinie zastępczej lub adopcyjnej	Uprawnienie przysługuje również rodzicom przyjmującym dziecko przed 1. rokiem życia

Uwaga: jeśli wcześniak wymaga pobytu w szpitalu dłuższego niż 8 tygodni, pracownik może połączyć dodatkowy urlop z urlopem rodzicielskim, aby mieć ciągłość świadczeń.

3. Warunki przyznania i dokumenty

Pracownik składa pisemny wniosek nie później niż 3 dni przed planowanym urlopem. Do wniosku należy dołączyć:

Skrócony odpis aktu urodzenia z adnotacją o przedwczesnym urodzeniu lub zaświadczenie lekarskie.
Oświadczenie drugiego rodzica (jeśli pozostaje w stosunku pracy), w którym wskazuje, ile dni urlopu już wykorzystał lub że nie będzie korzystać.
W przypadku rodzica adopcyjnego – postanowienie sądu o powierzeniu pieczy.

4. Finansowanie – kto płaci za wolne?

Okres pobierania świadczenia	Źródło finansowania	Wysokość zasiłku / wynagrodzenia
Cały dodatkowy urlop	Zasiłek macierzyński z FUS	100 % podstawy wymiaru
Nadwyżka powyżej limitu (np. w ramach urlopu bezpłatnego)	Koszt pracownika (brak świadczenia)	–

Koszty urlopu nie obciążają pracodawcy – firma jedynie pośredniczy w wypłacie świadczenia, przekazując dokument Z-3 do ZUS.

5. Procedura krok po kroku (schemat HR)

Wniosek pracownika → kadry.
Kadry potwierdzają wymiar i pozostały limit we współpracy z drugim pracodawcą (jeśli dotyczy).
Przygotowanie Z-3 i przesłanie do ZUS.
Aktualizacja ewidencji czasu pracy (kod absencji: "DW" – dodatkowy urlop wcześniaczy).
Rozliczenie świadczenia na liście płac.
Archiwizacja dokumentów przez 10 lat zgodnie z ustawą o dokumentacji pracowniczej.

6. Wzór polityki firmowej (kluczowe postanowienia)

Poniżej zamieszczamy streszczenie zapisów, które warto włączyć do regulaminu pracy lub polityki rodzicielskiej. Pełny szablon (DOCX) dostępny w załączniku intranetowym firmy.

Cel i zakres – zapewnienie dodatkowego wsparcia rodzicom wcześniaków.
Uprawnieni pracownicy – definicja wcześniaka; brak okresu wyczekiwania.
Tryb składania wniosku – formularz HR-15, termin 3 dni przed urlopem.
Podział urlopu między rodziców – obowiązek oświadczenia i aktualizacji limitu.
Ochrona przed wypowiedzeniem – zakaz wypowiedzenia umowy w czasie urlopu.
Okres przechowywania dokumentacji – 10 lat, z poszanowaniem RODO.
Postanowienia końcowe – wejście w życie polityki od 1 lipca 2025 r.

7. FAQ

Pytanie	Krótka odpowiedź
Czy urlop można rozbić na godziny?	Nie, minimalna jednostka to 1 dzień kalendarzowy.
Co w sytuacji, gdy dziecko przebywa w szpitalu mniej niż 10 dni?	Rodzic decyduje, czy wykorzystać urlop od razu, czy później – limit 14 dni pozostaje.
Czy przedsiębiorca na B2B otrzyma świadczenie?	Nie, prawo dotyczy wyłącznie pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy.
Czy matka na zasiłku macierzyńskim może przenieść urlop na ojca?	Tak – wystarczy oświadczenie matki i wniosek ojca, o ile łączny limit nie został wyczerpany.

Podsumowanie

Nowe przepisy upraszczają życie rodzinam wcześniaków, a pracodawcom dodają jedynie proceduralny obowiązek odnotowania urlopu i przekazania dokumentów do ZUS. Wdrożenie polityki HR z jasnym formularzem i terminami pozwala zminimalizować ryzyko błędu oraz wzmocnić wizerunek firmy jako pracodawcy przyjaznego rodzinie.