BazaPrawa.
KSeF 2.0 – jak przygotować firmę na obowiązkowe e-fakturowanie B2B do 1 lutego 2026 r.
zespół BazaPrawa | 17 grudnia 2024
KSeF 2.0 – jak przygotować firmę na obowiązkowe e-fakturowanie B2B do 1 lutego 2026 r.
Streszczenie:
- Od 1 lutego 2026 r. faktury B2B trzeba będzie wystawiać wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF 2.0).
- 1 lutego 2026 r. – start dla "dużych" podatników (sprzedaż > 200 mln zł w 2024 r.).
- 1 kwietnia 2026 r. – reszta firm; 1 stycznia 2027 r. – mikro-podatnicy wykluczeni cyfrowo. (enova.pl)
- Sankcje pieniężne zaczną obowiązywać dopiero 1 stycznia 2027 r. – 2025-26 to czas na spokojne testy. (poradnikprzedsiebiorcy.pl, symfonia.pl)
- Nowy wzór faktury FA(3) i kompletna specyfikacja API KSeF 2.0 zostały opublikowane w czerwcu 2025 r.; otwarte testy API ruszają 30 września 2025 r. (ksef.podatki.gov.pl, ksefapi.pl)
1. Harmonogram wdrożenia (stan VI 2025)
| Data | Etap | Objaśnienie |
|---|---|---|
| czerwiec 2025 | publikacja FA(3) + dokumentacja API | finalny schemat e-Faktury i wytyczne do integracji (ksef.podatki.gov.pl, insert.com.pl) |
| 30 IX 2025 | start otwartej "piaskownicy" API | wszyscy integratorzy mogą podłączyć testowe środowisko KSeF 2.0 (gov.pl) |
| XI 2025 | udostępnienie testowej Aplikacji Podatnika + certyfikaty | użytkownicy generują certyfikaty wystawcy i nadają uprawnienia (insert.com.pl) |
| 1 II 2026 | obowiązek dla dużych podatników | sprzedaż > 200 mln zł w 2024 r. (enova.pl) |
| 1 IV 2026 | obowiązek dla pozostałych firm | wyjątek: podatnicy "wykluczeni cyfrowo" |
| 1 I 2027 | obowiązek + sankcje dla mikro wykluczonych oraz kary dla wszystkich | kary do 100 % VAT albo 18,7 % wartości brutto faktury (businessinsider.com.pl) |
2. Kogo dotyczy KSeF 2.0?
- B2B – wszystkie faktury między podatnikami VAT czynnymi lub zwolnionymi.
- B2C pozostają poza obowiązkiem, ale można je dobrowolnie wystawiać w KSeF (funkcja testowana w IV kw. 2025 r.). (mddp-outsourcing.pl)
- Podmioty zagraniczne z polskim NIP również muszą wystawiać e-faktury.
- Faktury do kwoty 450 zł (paragonowe) mogą pozostać poza KSeF do końca 2026 r. (enova.pl)
3. Dziesięciostopniowy plan przygotowań
| Krok | Działanie | Termin rekomendowany |
|---|---|---|
| 1. Audyt ERP/FK | sprawdź, czy system obsłuży FA(3), załączniki i numer KSeF | VII–VIII 2025 |
| 2. Mapowanie danych | uzupełnij słowniki jednostek miary, PKWiU, GTU – FA(3) wymaga precyzyjnych kodów | do IX 2025 |
| 3. Integracja z API | podpisz NDA z dostawcą lub wewnętrznie zbuduj konektor (REST + XML/JSON) | IX – XI 2025 |
| 4. Testy w piaskownicy | wysyłaj paczki testowe od 30 IX 2025; weryfikuj błędy walidacji | X–XII 2025 |
| 5. Certyfikaty i uprawnienia | wygeneruj certyfikaty wystawcy, nadaj role "FakturaWystaw" i "FakturaOdbierz" | XI – XII 2025 |
| 6. Procedura offline | przygotuj bufor na awarie (faktura offline ➜ 48 h na dosłanie do KSeF) | XII 2025 |
| 7. Polityka numeracji | zdecyduj: numer własny + numer KSeF czy tylko numer KSeF na dokumencie handlowym | XII 2025 |
| 8. Szkolenia działów | księgowość, sprzedaż, IT, kontroling – scenariusze błędów i korekt | I 2026 |
| 9. Komunikacja z kontrahentami | ustal kanał zwrotnego potwierdzenia odbioru e-faktury (API, broker, e-mail) | I 2026 |
| 10. Monitor & KPI | wprowadź log dzienny błędów, SLA przesyłki < 1 h, dashboardy ERP | II–III 2026 |
4. Najważniejsze zmiany techniczne w FA(3)
| Element | Nowość vs FA(2) | Znaczenie praktyczne |
|---|---|---|
Nagłówek InvoiceHeader | nowe pole PaymentReference | łatwiejsze matchowanie wyciągów bankowych |
| Pozycje faktury | obowiązkowy ItemClassification (PKWiU/GTU) | konieczność wyczyszczenia słowników towarów |
| Załączniki | możliwe przesyłanie PDF/JPG w trybie base64 | skany protokołów odbioru w jednym kanale |
| Faktura offline | osobny znacznik + czas wysyłki ≤ 48 h | procedura awaryjna w regulaminie firmy |
5. Sankcje – dopiero od 2027 r., ale wysokie
| Naruszenie | Potencjalna kara po 1 I 2027 r. |
|---|---|
| brak faktury w KSeF | do 100 % kwoty podatku VAT z faktury |
| błąd w schemacie FA(3) | do 18,7 % wartości brutto faktury |
| nieterminowe dosłanie faktury offline | 1 000 zł – 10 000 zł za każdy dokument |
(businessinsider.com.pl, krajowysystemefaktur.pl)
6. Check-lista "T-minus"
| Okres | Co musi być gotowe? |
|---|---|
| 6 mies. przed (VIII 2025) | audyt systemów, umowy z dostawcami |
| 3 mies. przed (XI 2025) | integracja API, testy w piaskownicy, certyfikaty |
| 1 mies. przed (I 2026) | szkolenia, procedury offline, komunikaty do klientów |
| Dzień 0 (1 II 2026) | live – monitoruj logi, zgłaszaj błędy MF |
7. FAQ
Czy muszę drukować e-faktury dla kontrahenta? Nie – faktura w KSeF ma natychmiastowy status "otrzymana". Druk to wyłącznie kopia ekologiczna.
Czy KSeF dotyczy faktur zaliczkowych i korygujących? Tak, wszystkie rodzaje faktur mają jedną strukturę FA(3) i trafiają do systemu.
Co z duplikatem faktury? Duplikaty znikają – każda faktura ma niepowtarzalny numer KSeF, który umożliwia jej pobranie w dowolnym czasie.
Podsumowanie
- Luty 2026 brzmi daleko, ale pełna integracja ERP ↔ KSeF 2.0 zajmuje miesiące testów.
- Wykorzystaj rok 2025 na audyt danych, próbne wysyłki i szkolenia – bez presji kar.
- Główne "kamienie milowe" to FA(3), API, certyfikaty i procedury offline.
Dzięki tej check-liście Twoja firma wejdzie w e-fakturowanie płynnie – z pożytkiem dla cash-flow i bez stresu kar fiskusa. Powodzenia!