BazaPrawa.
Okno bezkarności KSeF do końca 2026 r. – jak dokumentować poprawki?
zespół BazaPrawa | 24 marca 2025
1. Na czym polega "okno bezkarności" w KSeF?
Ministerstwo Finansów, w komunikacie z 8 maja 2025 r., zapowiedziało nie nakładać sankcji za większość niepoprawności w fakturach ustrukturyzowanych do 31 grudnia 2026 r., o ile:
- błąd zostanie wykryty i poprawiony z inicjatywy podatnika,
- korekta lub nota zostanie zarejestrowana w KSeF w ciągu 90 dni od zauważenia pomyłki,
- podatnik przechowuje pełny audit-trail potwierdzający, kiedy i jak wykryto błąd.
Celem jest danie firmom czasu na dopracowanie integracji API i procedur bez ryzyka kar 100 % VAT.
2. Jakie błędy obejmuje amnestia?
| Kategoria błędu | Przykłady | Warunek skorzystania |
|---|---|---|
| Techniczne | nieprawidłowy format PKWiU, złamany XML, brak GTU | poprawiony plik FA(3) z nową referencją |
| Merytoryczne | zły NIP nabywcy, pomylona stawka VAT | nota korygująca lub faktura korygująca |
| Chronologiczne | data sprzedaży późniejsza niż data wystawienia | korekta + opis w polu UserData |
| Brak MPP flag | transakcje obowiązkowego split payment | korekta flagi SplitPaymentFlag |
| Duplikaty | podwójne wysłanie tej samej faktury | anulowanie FA + rejestr duplikatów |
Amnestia nie obejmuje świadomego zaniżania podatku czy fałszerstw – w takich przypadkach może zostać naliczona sankcja z art. 112b ust. 2 VAT.
3. Timeline naprawy – cztery etapy
- Wykrycie błędu → logi KSeF lub alert ERP
- Rejestracja incydentu → wpis w "dzienniku e-faktur"
- Korekta w KSeF → faktura/nota korygująca z odwołaniem do oryginału
- Audyt wewnętrzny → kwartalny raport niezgodności
4. Minimalny pakiet dowodowy (audit trail)
| Dokument/plik | Co musi zawierać? | Format |
|---|---|---|
| Log Alert | timestamp wykrycia + UUID faktury | CSV / JSON |
| Ticket korekty | opis niezgodności, osoba odpowiedzialna | PDF lub system help-desk |
| Nowy plik FA(3)/NKF | pole <KorektaOpis> z wyjaśnieniem | XML podpisany XAdES |
| UPO | numer referencyjny, data przyjęcia | |
| Raport kwartalny | zestawienie błędów i korekt | XLSX lub PDF |
5. Procedura "Errata 90"
Alert → Ticket → Korekta w KSeF (≤45 dni) → UPO → Weryfikacja CFO → Raport kwartalny → Archiwum 10 lat
6. Najczęstsze poprawki
| Błąd | Działanie naprawcze w KSeF | Kluczowe pole |
|---|---|---|
| Zły NIP nabywcy | Nota korygująca NKF z prawidłowym NIP | <CorrectedBuyer>NIP</CorrectedBuyer> |
| Brak GTU_07 | Faktura korygująca FA(3) | <GTUList> |
| Podwójna faktura | Anulowanie FA + wpis do rejestru duplikatów | <InvoiceCancelled>true> |
| Stawka 23 % zamiast 8 % | Korekta FA(3) minus/plus | <CorrectionChain> |
7. FAQ
| Pytanie | Odpowiedź |
|---|---|
| Czy muszę powiadamiać urząd o każdym błędzie? | Nie – wystarczy korekta w KSeF + pełna dokumentacja na wypadek kontroli. |
| 90 dni liczy się od wystawienia faktury? | Nie – od daty wykrycia błędu udokumentowanej w logu. |
| Co z błędami wykrytymi w 2026 r., naprawionymi w 2027 r.? | Po 31 grudnia 2026 amnestia wygasa – późniejsze korekty mogą być sankcjonowane. |
| Czy amnestia obejmuje karę 500 PLN za brak GTU? | Tak, jeśli korektę GTU prześlesz w ciągu 90 dni od wykrycia. |
8. Podsumowanie
Okno bezkarności do końca 2026 r. to szansa na bezpieczne dopracowanie procesów KSeF. Kluczowe jest:
- szybkie wykrycie pomyłek,
- korekta w ciągu 90 dni,
- rzetelny audit-trail przechowywany 10 lat.
Stwórz procedurę "Errata 90", aktualizuj kwartalne raporty i zachowaj spokój przy każdej kontroli.
Źródła
- Ministerstwo Finansów, "Komunikat KSeF – brak sankcji do 31.12.2026" (08.05.2025)
- Polskie Towarzystwo Podatkowe, Webinar "Okno bezkarności w praktyce" (22.05.2025)
- Deloitte, "KSeF: Procedura korekt i nota korygująca" (czerwiec 2025)
- EY, "Najczęstsze błędy GTU – raport Q1 2025"
- PwC, "Tax Risk Alert: Sankcje VAT a logi KSeF" (maj 2025)