E-commerce OSS vs. IOSS – który schemat wybrać dla polskiej mikro-marki w 2025 r.

zespół BazaPrawa | 12 marca 2025

OSS czy IOSS – który schemat VAT wybrać dla e-sklepu w 2025 r.?

1. Dlaczego w ogóle powstały OSS i IOSS?

Do lipca 2021 r. drobni sprzedawcy musieli rejestrować się do VAT w każdym kraju, gdzie mieli nabywców. Unijny pakiet e-commerce uprościł zasady:

OSS (One Stop Shop) pozwala rozliczyć w jednym portalu VAT należny z wysyłek B2C wewnątrz UE.
IOSS (Import One Stop Shop) upraszcza deklarowanie VAT od towarów o wartości do 150 EUR importowanych spoza UE bezpośrednio do konsumenta.

W 2025 r. oba schematy są już powszechnie obsługiwane przez polskie platformy księgowe i kurierów, dlatego warto ocenić, który z nich pasuje do modelu mikro-marki.

2. Kiedy wystarczy OSS?

Twoje towary wysyłasz z Polski lub magazynu w innym kraju UE.
Sprzedajesz B2C (klienci prywatni) w różnych państwach członkowskich.
Łączny obrót zagraniczny (suma brutto) nie przekracza 10 000 EUR w bieżącym i poprzednim roku.
- Poniżej tego progu możesz stosować polską stawkę VAT i nie musisz rejestrować OSS, ale wielu sprzedawców i tak wchodzi do OSS, aby uniknąć pilnowania progu.
Po przekroczeniu 10 000 EUR korzystasz z OSS, aby zapłacić VAT według stawek kraju konsumenta, ale składasz tylko jedną kwartalną deklarację OSS w polskim urzędzie skarbowym.

3. Kiedy potrzebny jest IOSS?

Towary są nadawane z państwa trzeciego (np. drop-shipping z Chin) do klienta w UE.
Wartość przesyłki nie przekracza 150 EUR (limit cła de minimis).
- Powyżej 150 EUR obowiązuje standardowa procedura importu i zgłoszenie SAD.
Chcesz zapłacić VAT z góry w momencie sprzedaży i oznaczyć paczkę numerem IOSS, dzięki czemu konsument nie płaci podatku ani opłat pocztowych przy odbiorze.
Jeśli korzystasz z marketplace'u (np. Amazon, eBay), platforma może rozliczyć IOSS w Twoim imieniu – wtedy numer IOSS marketplace'u umieszczasz w danych logistycznych.

4. OSS vs. IOSS – tabela porównawcza

Element	OSS	IOSS
Zakres towarów	wysyłki wewnątrz UE	import spoza UE do 150 EUR
Próg wartości	10 000 EUR obrotu zagranicznego	150 EUR wartość przesyłki
Częstotliwość deklaracji	kwartalna	miesięczna
Miejsce płatności VAT	portal OSS w kraju identyfikacji (PL)	portal IOSS w kraju identyfikacji (PL)
Termin zapłaty	do końca miesiąca po kwartale	do końca miesiąca po miesiącu
Numer identyfikacyjny	EU OSS VAT ID	IOSS VAT ID (format IMxx…)
Kto ponosi VAT	sprzedawca (samodzielnie)	sprzedawca lub marketplace

5. Scenariusze dla mikro-marki z Polski

A. Wysyłasz z magazynu w Poznaniu do całej UE

Rozwiązanie: OSS.
Kroki:
1. Zgłaszasz się online do OSS w e-Urzędzie Skarbowym.
2. Fakturowanie według stawek VAT kraju klienta (np. 21 % Holandia, 23 % Portugalia).
3. Raz na kwartał deklaracja OSS i przelew na polski rachunek skarbowy.

B. Masz fulfillment w Czechach i Hiszpanii

Nadal jeden OSS – wybierasz Polskę jako państwo identyfikacji, choć zapasy są w innych krajach.
Przesyłki liczą się jako sprzedaż wysyłkowa UE-UE.

C. Produkujesz gadżety w Shenzhen i dropshipujesz do klientów francuskich

Rozwiązanie: IOSS.
Klient płaci VAT w momencie zakupu; paczka nie zatrzymuje się w urzędzie celnym.
Jeśli pojedyncza paczka przekroczy 150 EUR, potrzebujesz zwykłego importu i nie możesz wykorzystać IOSS.

6. Procedura rejestracji

Otwórz e-Urząd Skarbowy → zakładka Procedury szczególne VAT.
Wybierz OSS lub IOSS (albo oba, jeżeli stosujesz oba modele równolegle).
Wypełnij formularz VIU-R (OSS) lub VIIU-R (IOSS).
Podpisz kwalifikowanym podpisem lub profilem zaufanym.
Po kilku dniach otrzymasz EU OSS VAT ID lub IOSS VAT ID.

W IOSS potrzebujesz agenta pośredniczącego, jeżeli nie masz siedziby w UE. Dla polskiej mikro-marki nie jest to wymagane.

7. Plusy i minusy w pigułce

Kryterium	OSS	IOSS
Cash-flow	VAT płacony kwartalnie – korzystne	VAT z góry, ale poprawia doświadczenie klienta
Koszty administracyjne	niskie, brak agentów	opłata za agenta poza UE, integracja IT
Zwroty towarów	korekta w deklaracji OSS	procedura WZ (Withdrawal Zero) – bywa złożona
Wizerunek klienta	brak niespodzianek przy dostawie	brak DPD/POCZTA opłat – większa satysfakcja

8. FAQ

Pytanie	Odpowiedź
Czy mogę mieć jednocześnie OSS i IOSS?	Tak, jeśli sprzedajesz zarówno z magazynu UE, jak i z kraju trzeciego.
Co z próbnymi paczkami mniej niż 22 EUR?	Zwolnienie z VAT do 22 EUR zniknęło w 2021 r.; stosuj IOSS.
Czy muszę mieć kasę fiskalną?	Sprzedaż wysyłkowa B2C z dostawą kurierem jest zwolniona z kasy, jeśli ewidencja online spełnia wymagania.
Jak pilnować progu 10 000 EUR?	Najłatwiej ustawić alert w systemie ERP lub wtyczce Shopify/WooCommerce.

9. Podsumowanie

OSS jest domyślnym wyborem dla mikro-marki, która wysyła towary z terytorium UE. IOSS przyda się, gdy korzystasz z dropshippingu spoza Unii lub testujesz rynek z próbkami do 150 EUR. Najważniejsze, by:

dokładnie monitorować obrót zagraniczny (10 000 EUR),
prawidłowo oznaczać przesyłki numerem IOSS,
aktualizować stawki VAT w sklepie, gdy zmieniają się w kraju konsumenta.

Dzięki temu unikniesz kosztownych rejestracji lokalnych i opóźnień celnych, a Twoja mikro-marka będzie konkurować z większymi graczami profesjonalnym podejściem do podatków.

Źródła

European Commission, "Guide to the VAT One Stop Shop (OSS) – 2025 update"
European Commission, "Import One Stop Shop (IOSS) – FAQ for businesses"
Ministerstwo Finansów, "Procedury OSS i IOSS w Polsce – broszura informacyjna" (kwiecień 2025)
Deloitte, "EU VAT e-commerce package: three years on" (maj 2025)
EY, "IOSS practical challenges for small sellers" (luty 2025)