Praca zdalna w Kodeksie pracy – check-lista 2025 dla pracodawcy
zespół BazaPrawa | 5 grudnia 2024
Praca zdalna w Kodeksie pracy – check-lista 2025 dla pracodawcy
Co nowego od stycznia 2025? • brak zmian legislacyjnych w samych przepisach o pracy zdalnej (obowiązują te z 7 kwietnia 2023 r.), ale • Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało zaktualizowane FAQ i wzory regulaminu, • PIP rozpoczęła kontrole "ryzyka zawodowego przy laptopie", • trwa pilotaż elektronicznej ewidencji dni pracy zdalnej (zapowiedziany przez resort pracy) – warto ją od razu dodać do procedur.
1. Zweryfikuj, kto może pracować zdalnie
| Krok | Do zrobienia | Podstawa |
|---|---|---|
| 1️⃣ | Określ stanowiska, które w ogóle da się wykonywać poza siedzibą | (pip.gov.pl) |
| 2️⃣ | Ustal "uprzywilejowane grupy", których wnioski musisz co do zasady uwzględnić (kobiety w ciąży, rodzice dzieci ≤ 4 l., opiekunowie osób z niepełnosprawnością) | (gov.pl) |
| 3️⃣ | Pamiętaj o 24 dniach okazjonalnej pracy zdalnej na wniosek pracownika – nie musisz wtedy spełniać pełnych obowiązków sprzętowych | (poradnikprzedsiebiorcy.pl, gov.pl) |
2. Przygotuj lub zaktualizuj regulamin / porozumienie
Minimalny zakres (Kodeks pracy art. 6724 §3):
- grupy pracowników objęte pracą zdalną,
- zasady pokrywania kosztów (energia, internet, narzędzia) lub kwoty ekwiwalentu,
- sposób komunikacji i potwierdzania obecności,
- zasady kontroli pracy i BHP,
- procedura ochrony danych. (poradnikprzedsiebiorcy.pl)
3. Zapewnij albo zrefunduj narzędzia i koszty
| Obowiązek | Jak spełnić? |
|---|---|
| ➡️ Sprzęt i materiały | służbowy laptop + VPN albo prywatny sprzęt + ryczałt (np. 200 zł/m-c) |
| ➡️ Koszty energii / Internetu | ekwiwalent pieniężny – stawka powinna wynikać z regulaminu; pracownik nie może się go zrzec |
Przykład: ustalasz 0,35 zł za każdą godzinę pracy zdalnej – ewidencja powstaje z systemu RCP. (ifirma.pl)
4. BHP & ocena ryzyka w domowym biurze
- Oceń ryzyko zawodowe dla pracy przy monitorze w domu; możesz skorzystać z arkusza CIOP. (ciop.pl)
- Przygotuj instrukcję BHP (ergonomia, przerwy 5-minutowe).
- Pobierz oświadczenie pracownika, że warunki spełniają wymagania bezpieczeństwa. (szkoleniabhp-online.pl)
5. Ochrona danych i prywatność
- Zakaz "pełnego" monitoringu poza czasem pracy; kontrola możliwa tylko w zakresie uzgodnionym i z poszanowaniem życia prywatnego. (pep.pl)
- Zapisz w regulaminie dopuszczalne formy kontroli (np. audyt sprzętu raz na rok lub wideoweryfikacja stanowiska po wcześniejszym uzgodnieniu terminu).
6. Kontrola PIP – gotowe dokumenty
| Dokument | Status przy kontroli | |
|---|---|---|
| Regulamin / porozumienie pracy zdalnej | podpisany i wdrożony | |
| Ocena ryzyka + instrukcje BHP | aktualne, podpis pracownika | (wektorwiedzy.pl) |
| Rejestr dni pracy zdalnej (także "okazjonalnej") | prowadzony elektronicznie lub papierowo | |
| Ewidencja wypłaconych ryczałtów/ekwiwalentów | zgodna z listą płac |
7. Co zrobić, gdy chcesz cofnąć pracę zdalną?
Pracodawca może odwołać pracę zdalną z 2-dniowym wyprzedzeniem (art. 6719 §4 KP). (sip.lex.pl)
8. Nadchodzące wyzwania 2025-2026
| Data | Co się zmieni? | Działanie prewencyjne | |
|---|---|---|---|
| lipiec 2025 | wejście w życie przepisów o transparentności wynagrodzeń (widełki w ogłoszeniu – także zdalne) | zaktualizuj szablony ofert pracy | (360businesslaw.com) |
| luty 2026 | obowiązkowa e-faktura (KSeF) również dla ryczałtów kosztów pracy zdalnej | dostosuj systemy kadrowe i księgowe |
Szybka check-lista wdrożeniowa
- Analiza stanowisk + grup uprzywilejowanych
- Regulamin/porozumienie z pracownikami
- Polityka zwrotu kosztów / ryczałt
- Ocena ryzyka + instrukcje BHP
- Rejestr dni pracy zdalnej i wypłat ekwiwalentów
- Procedura kontroli i ochrony danych
- Plan awaryjny cofnięcia pracy zdalnej (2 dni)
Z powyższą listą Twoja firma spełni wszystkie wymagania Kodeksu pracy 2025 dotyczące pracy zdalnej i spokojnie przejdzie ewentualną kontrolę PIP. Powodzenia!