BazaPrawa.
Schema FA (3) – co się zmienia dla firm SaaS (czerwiec 2025)
zespół BazaPrawa | 23 grudnia 2024
Od czerwca 2025 r. dostępna jest robocza (już ostatecznie konsultowana) struktura faktury ustrukturyzowanej FA (3). To właśnie ten schemat stanie się jedynym akceptowanym w KSeF-2.0 od 1 lutego 2026 r. (ksef.podatki.gov.pl, itwiz.pl) Poniżej wyjaśniamy, które elementy FA (3) są kluczowe dla biznesów subskrypcyjnych – od bilingu po raportowanie VAT.
1. Co zniknie, a co dochodzi w FA (3)
| Obszar | FA (2) | FA (3) – nowość / zmiana | Znaczenie dla SaaS |
|---|---|---|---|
| Nagłówek | brak PaymentReference | nowe pole PaymentReference | można wpisać subscription_id → łatwe uzgadnianie płatności kartą / PSP |
| Pozycje | GTU opcjonalne | obowiązkowy atrybut ItemClassification (PKWiU lub GTU) | usługi SaaS najczęściej PKWiU 62.01.1 – trzeba dodać do katalogu planów |
| Okres rozliczeniowy | tylko opis w Opis | pola ServicePeriodStart / ServicePeriodEnd | zero sporów o daty świadczenia subskrypcji |
| Załączniki | brakująca funkcja | Zalacznik z plikami base-64 (PDF/CSV) | można podpiąć log użycia, raport SLA czy licencję |
| Faktura offline | 24 h na dosłanie | tag Offline24h ➜ 48 h | więcej czasu na wysyłkę gdy API lub gateway padnie |
| Kontrahent zagraniczny | kod "O" (=-EU) | jasne flagi EE (EU) i EX (poza UE) | automatyczne zwolnienie z VAT dla sprzedaży cross-border B2B |
(sovos.com, poradnikprzedsiebiorcy.pl)
2. Dlaczego te zmiany są szczególnie ważne dla SaaS-u
- Modele subskrypcyjne potrzebują "okresu usługi" – teraz masz do tego dedykowane pola zamiast długiego opisu.
- Klasyfikacja GTU/PKWiU staje się wymagalna – bez prawidłowego kodu faktura nie przejdzie walidacji.
- Revenue recognition – oddzielne znaczniki okresu plus precyzyjny
PaymentReferenceupraszczają księgowanie przychodów rozliczanych według MRR/ARR. - Marketplace & self-billing – jeżeli działasz na platformach (np. Apple App Store, Google Play) faktury od operatora też przyjdą już w FA (3); musisz umieć je pobrać i sparować.
- Micropodmioty zagraniczne (klienci spoza PL) – dzięki nowym kodom
EE/EXjedną fakturą obejmiesz zarówno zwolnienie reverse-charge w UE, jak i sprzedaż eksportową.
3. Ośmiotygodniowy plan dostosowania aplikacji billingowej
| Tydzień | Co zrobić? | Wskazówka techniczna |
|---|---|---|
| 1 | Rozszerz model danych o pola: ServicePeriodStart, ServicePeriodEnd, PaymentReference, ItemClassification | w bazie dodaj kolumny date, varchar(20) |
| 2 | Przypisz PKWiU 62.01.1 do wszystkich planów (lub GTU 12 jeśli świadczysz usługi tele-) | lista kodów w załączniku MF (gov.pl) |
| 3 | Zaktualizuj warstwę serializerów → generuj XML FA (3) | MF publikuje XSD & JSON schema (sovos.com) |
| 4 | Podłącz sandbox API (start 30 IX 2025) i wysyłaj pliki testowe | token OAuth + certyfikat wystawcy (fiscal-requirements.com) |
| 5 | Implementuj obsługę błędów 400/422 – lista walidacyjna w broszurze FA (3) | loguj numer faktury + kod błędu |
| 6 | Dodaj fallback Offline24 – lokalny bufor XML + cron do ponownej wysyłki < 48 h | obowiązkowe od FA (3) |
| 7 | Rozszerz webhook/parsing dla faktur przychodzących (Self-billing) | przyjmuj numer KSeF i zapisuj w CRM |
| 8 | Szkolenie księgowości: mapowanie raportu PSP → PaymentReference → faktura | zamknij pętlę reconcil. |
4. Częste pytania SaaS-owców
| Pytanie | Krótka odpowiedź |
|---|---|
| Czy muszę drukować PDF klientowi? | Nie. Wystarczy XML w KSeF; PDF może być tylko "wizualizacją". |
| Faktury cykliczne kwartalne–roczne? | Możesz wystawiać raz na okres rozliczeniowy – ważne, by ServicePeriodEnd pokrywał się z usługą. |
| Klient B2B w USA – muszę wystawiać w KSeF? | Tak, jeśli posiadasz polski NIP. VAT oznaczasz EX i stawkę NP. |
| Co z kuponami i rabatami? | W FA (3) dalej linia "kwota-rabatu"; opis kuponu możesz przerzucić do pola Opis. |
| Czy PKWiU muszę mieć na wszystkich historycznych produktach? | Tak, struktura nie przyjmie pustego pola – dodaj kod albo domyślne "0000". |
5. "Gotowość 60 %" – check-lista na czerwiec 2025
- Mamy zmapowane PKWiU/GTU do produktów.
- Billing generuje ServicePeriodStart / End.
- API-connector umie wysłać FA (3) do sandboxu.
- Fallback Offline24 w specyfikacji IT.
- Zarząd zaakceptował koszt certyfikatów i testów end-to-end.
Podsumowanie
FA (3) nie zmienia filozofii KSeF, ale wprowadza pola, które idealnie pasują do świata subskrypcji. Jeśli działasz w SaaS, największym wysiłkiem będzie ułożenie słowników PKWiU oraz mapowanie okresu usługi – reszta to praca integracyjna, którą możesz zacząć już dziś w piaskownicy MF.
Zrób to w 2025 r., a 1 lutego 2026 r. przejdziesz na obowiązkowe e-faktury bez bólu. Powodzenia!