BazaPrawa.
Procedura zwrotu podatku u źródła – szybka ścieżka 2025 w praktyce
zespół BazaPrawa | 6 marca 2025
1. Dlaczego w 2025 r. mówimy o „fast-track” w WHT?
System pay and refund dla pasywnych wypłat powyżej 2 mln zł do podmiotów powiązanych działa już trzeci rok. Ministerstwo Finansów, reagując na biznesowe skargi na sześciomiesięczny horyzont zwrotów, wprowadziło dwa usprawnienia:
- E-platformę e-Zwrot WHT – od lutego 2025 r. wnioski WH-WCZ/WH-WCP można podpisać kwalifikowanym podpisem i wysłać w e-Urzędzie Skarbowym.
- Terminy priorytetowe – jeśli wniosek zawiera komplet dokumentów i nie wymaga kwerendy zagranicznej, urząd powinien oddać podatek:
- w 25 dni – gdy oświadczenie WH-OSC jest aktualne, a wypłacający posiada pełną dokumentację due-diligence,
- w 40 dni – gdy brak WH-OSC, ale złożone jest ważne „oświadczenie wtórne” lub opinia o stosowaniu preferencji,
- do 6 miesięcy – scenariusz standardowy, gdy urząd wzywa do uzupełnień.
2. Kiedy zwrot staje się potrzebny?
| Sytuacja | Czy trzeba pobrać WHT? | Czy przysługuje zwrot? |
|---|---|---|
| Łączne wypłaty pasywnych należności do jednego podmiotu poniżej 2 mln zł rocznie | Nie, można zastosować stawkę z umowy, jeśli mamy certyfikat i weryfikację | Nie dotyczy |
| Próg 2 mln zł przekroczony, brak WH-OSC/WH-OPP | Tak, stawka krajowa 19 proc./20 proc. | Tak, jeśli istnieje traktatowa preferencja lub zwolnienie |
| Próg przekroczony, ważna opinia o stosowaniu preferencji | Można nie pobierać lub pobrać niższą stawkę | Zwrot niepotrzebny |
| Próg przekroczony, WH-OSC złożone w terminie | Można od razu użyć stawki traktatowej | Zwrot niepotrzebny |
3. Nowe terminy zwrotu – 25, 40 i 180 dni
| Termin urząd ma na zwrot | Kiedy możliwy? | Warunki główne |
|---|---|---|
| 25 dni | wniosek bez braków, WH-OSC ważne, wszystkie załączniki elektronicznie | pełny due-diligence file (certyfikat rezydencji, BO affidavit, przelewy), e-podpis, brak powiązań z rajami |
| 40 dni | brak WH-OSC, ale jest opinia o stosowaniu preferencji lub wtórne oświadczenie WH-OSC | komplet dokumentów, brak konieczności pomocy międzynarodowej |
| do 6 miesięcy | normalny tryb | urząd wzywa do uzupełnień lub wymiana informacji z państwem rezydencji |
| do 180 dni | skomplikowane przypadki (np. hybrydowe instrumenty) | długie postępowania dowodowe; w praktyce rzadkie |
Interes wnioskodawcy motywuje urząd do trzydziestodniowego tempa, ponieważ od wyroku TSUE C-322⁄22 nalicza on odsetki ustawowe za każdy dzień po upływie terminu.
4. Fast-track krok po kroku
- Zidentyfikuj moment przekroczenia progu 2 mln zł.
- Złóż WH-OSC (pierwotne do dwóch miesięcy po miesiącu przekroczenia) – to przepustka do 25-dniowego zwrotu.
- Zapłać WHT według stawek krajowych przy pierwszej wypłacie ponad próg.
- Skompletuj paczkę dowodową:
- certyfikat rezydencji (ważny na dzień wypłaty),
- oświadczenie o rzeczywistej działalności gospodarczej (beneficial owner),
- potwierdzenia płatności bankowych,
- opis powiązań (dla podmiotów powiązanych).
- Przygotuj wniosek WH-WCZ (CIT) lub WH-WCP (płatnik) – wyłącznie w wersji elektronicznej.
- Wyślij w e-Urzędzie Skarbowym i pobierz UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru).
- Monitoruj status – portal pokazuje etapy: „złożony”, „analiza”, „zwrot w przygotowaniu”.
5. Check-lista dokumentów
| Dokument | Wymagany zawsze? | Podpowiedź praktyczna |
|---|---|---|
| Certyfikat rezydencji | Tak | skan PDF, tłumaczenie przysięgłe jeżeli język inny niż polski/angielski |
| Beneficial Owner Statement | Tak | podpis elektroniczny kontrahenta przyspiesza weryfikację |
| Umowa licencyjna / pożyczki | Gdy dotyczy | załącz tylko istotne fragmenty (strony tytułowe i klauzule odsetkowe) |
| Potwierdzenia przelewów | Tak | zestawienie CSV z banku wystarcza; nie trzeba każdej PDF-dyspozycji |
| Struktura grupy (diagram) | Przy powiązaniach kapitałowych | uprość do jednej strony graficznej |
6. Najczęstsze powody opóźnień
- Nieważny certyfikat – datowany przed rokiem podatkowym lub bez okresu ważności.
- Brak BO evidence – samo oświadczenie bez „substance proof” (biuro, pracownicy).
- Nieaktualne WH-OSC – oświadczenie wygasa z końcem roku podatkowego.
- Załączniki w formacie edytowalnym – urząd wymaga PDF lub skan.
- Brak pełnomocnictwa UPL-1 dla osoby podpisującej wniosek.
7. FAQ
| Pytanie | Krótka odpowiedź |
|---|---|
| Czy fast-track obejmuje płatności z 2024 r.? | Tak, jeśli wniosek składasz po 1 lutego 2025 r. przez e-platformę. |
| Czy WH-WCZ można podpisać profilem zaufanym? | Tak, ale dla grup wielonarzędziowych bez polskiego e-ID rekomendowany jest podpis kwalifikowany. |
| Czy urząd zwróci odsetki, jeśli spóźni się z 25-dniowym zwrotem? | Tak, od dnia następującego po terminie wynikającym z art. 28b ust. 9 CIT. |
| Czy wniosek może złożyć kancelaria? | Tak, pod warunkiem dołączenia pełnomocnictwa PPS-1 oraz opłaty 17 zł. |
8. Podsumowanie
Dzięki cyfrowej platformie i precyzyjnemu zestawowi dokumentów zwrot WHT w 2025 r. można uzyskać w mniej niż 40 dni. Kluczem do sukcesu jest:
- złożenie na czas WH-OSC lub posiadanie opinii o preferencjach,
- elektroniczny komplet dowodów „substance” i certyfikatu rezydencji,
- bieżące monitorowanie progu 2 mln zł i aktualności oświadczeń.
Dla grup kapitałowych wypłacających licencje czy odsetki do spółek matczynych oznacza to realną poprawę płynności bez konieczności omijania polskiego pay and refund. Formularze są nadal skomplikowane, ale szybka ścieżka wynagradza staranne przygotowanie.
Źródła
- KPMG, “The WHT Pay and Refund Mechanism – three years of tax reform”
- PwC Worldwide Tax Summaries – Poland: Corporate Withholding Taxes (akt. 27.02.2025)
- TPA Poland, “#WHTPulse – mechanizm pay and refund” (05.05.2025)
- WTax Blog, “Poland opens consultation to extend Pay & Refund Mechanism” (17.12.2024)
- Intertax, “Withholding Tax in 2025 – is it required to pay?” (19.02.2025)
- Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl – “Pobór i zwrot podatku u źródła”