Zmiana adresu spółki online przez e-KRS – praktyczny przewodnik 2025

zespół BazaPrawa | 11 stycznia 2024

Dlaczego warto składać wniosek online?

Od 1 stycznia 2025 r. każda zmiana siedziby lub adresu korespondencyjnego w rejestrze przedsiębiorców KRS musi odbyć się wyłącznie elektronicznie – papierowe wzory KRS-Z3 przestały obowiązywać (MS). W praktyce oznacza to:

brak kolejek w sądzie rejestrowym,
niższą opłatę – 250 PLN zamiast 350 PLN,
średni czas wpisu 3–5 dni roboczych (statystyka e-KRS z I kwartału 2025 r.).

1. Kiedy trzeba zgłosić zmianę?

Rodzaj zmiany	Termin na złożenie wniosku	Podstawa prawna
Zmiana siedziby (miejscowość)	7 dni od podjęcia uchwały	art. 22 ust. 1 ustawy o KRS
Zmiana adresu w tej samej miejscowości	14 dni od zmiany	art. 23 ust. 1 ustawy o KRS

Uwaga: przeprowadzka do innego województwa wymaga aktualizacji również w CRBR i KSeF w terminie 14 dni.

2. Co można zgłosić online w 2025 r.?

zmianę siedziby (miasto / gmina),
zmianę adresu (ulica, numer, kod pocztowy),
aktualizację danych korespondencyjnych członków zarządu,
podanie nowego adresu e-mail do doręczeń elektronicznych.

3. Checklista dokumentów

Uchwała wspólników o zmianie siedziby lub adresu (PDF, podpis kwalifikowany lub e-PUAP każdego wspólnika).
Zaktualizowany tekst jednolity umowy / statutu spółki (jeśli przenosisz siedzibę do innej miejscowości).
Oświadczenie zarządu o zgodności danych (opcjonalne, przyspiesza wpis).
Pełnomocnictwo (jeśli wniosek składa kancelaria lub pracownik).

4. Instrukcja krok po kroku

Krok	Co kliknąć w e-KRS?	Wskazówki praktyczne
1	Logowanie – Login.gov.pl → Profil zaufany	Dla podpisu kwalifikowanego wybierz Podpis elektroniczny.
2	Nowy wniosek → Zmiana danych podmiotu	Numer KRS uzupełni się automatycznie po wyborze spółki.
3	Zakładka Dane podmiotu → Edytuj adres	System waliduje kod pocztowy – wpisz bez myślnika (np. 00100).
4	Dokumenty → Dodaj plik	Dodaj uchwałę i ewentualnie zmienioną umowę spółki.
5	Podpisy – wybierz Podpisz wszystkich	Jeśli wspólników jest więcej niż dziesięciu, podpis wystarczy większości reprezentującej co najmniej 50 procent kapitału.
6	Opłaty – wybierz e-płatność 250 PLN	Płacisz kartą lub BLIK; potwierdzenie jest automatycznie dołączane.
7	Wyślij wniosek	Pobierz numer sprawy; status sprawdzisz w zakładce Moje wnioski.

5. Opłaty i czas oczekiwania

Rodzaj kosztu	Kwota (PLN) 2025	Sposób płatności
Opłata sądowa za wpis online	250	karta, BLIK, przelew PayByLink
Opłata za ogłoszenie w MSiG	100	pobierana automatycznie razem z opłatą sądową

Średni czas rejestracji w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy: 3,7 dnia roboczego (dane z marca 2025 r.) – najkrócej trwa zmiana samego adresu, najdłużej przeniesienie siedziby do innego okręgu sądowego.

6. Najczęstsze błędy

Błąd	Skutek	Jak uniknąć?
Brak numeru lokalu w polu „Ulica”	wezwanie do uzupełnienia, wpis opóźniony o 2–3 tygodnie	podawaj pełny adres (ulica, numer budynku i lokalu)
Nieaktualny tekst jednolity umowy spółki	odrzucenie wniosku	zawsze generuj nowy PDF z systemu Rejestru Umów Online
Podpis tylko przez jednego członka zarządu przy reprezentacji łącznej	odrzucenie wniosku	system nie weryfikuje tego automatycznie – sprawdź reprezentację

7. FAQ

Pytanie	Krótka odpowiedź
Czy spółka zarejestrowana w S24 może zmienić adres w e-KRS?	Tak, od maja 2024 r. oba systemy zostały zintegrowane.
Czy trzeba zgłaszać zmianę adresu do ZUS i US osobno?	Nie – dane z KRS są przekazywane automatycznie w ciągu 24 h.
Czy firma może mieć siedzibę w coworku?	Tak, o ile umowa najmu zapewnia prawo do korzystania z adresu.
Jak sprawdzić, czy wniosek został zarejestrowany?	Wejdź w Moje wnioski → Szczegóły; status „Zarejestrowany” oznacza wpis do KRS.

Podsumowanie

Zmiana adresu online w e-KRS to najszybszy i najtańszy sposób aktualizacji danych spółki w 2025 r. Pamiętaj o:

uchwale wspólników,
kompletnych danych adresowych,
podpisach wszystkich wymaganych osób.

Dzięki temu unikniesz korespondencji z sądem i zarejestrujesz zmianę w kilka dni.