Zwolnienie małego przedsiębiorcy z VAT w UE – jak działa zasada 2025
zespół BazaPrawa | 9 czerwca 2025
Zwolnienie małego przedsiębiorcy z VAT w UE – jak działa zasada 2025?
1. Skąd wzięły się nowe zasady?
Od 1 stycznia 2025 r. w całej Unii obowiązuje zharmonizowany schemat SME wprowadzony Dyrektywą 2020/285, który upraszcza rozliczenia podatku od wartości dodanej dla mikro- i małych firm. Nowe przepisy:
- wyrównują maksymalne krajowe progi zwolnienia,
- pozwalają korzystać z ulgi także przy sprzedaży do innych państw członkowskich,
- wprowadzają jednolitą procedurę rejestracyjną w tak zwanym państwie identyfikacji.
Celem reformy jest ograniczenie kosztów administracyjnych i zachęcenie drobnych przedsiębiorców do wejścia na rynek wewnętrzny.
2. Kto może skorzystać?
Zwolnienie jest dobrowolne i przysługuje przedsiębiorcy, który spełnia jednocześnie trzy warunki:
- Siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności w UE.
- Przychody w danym państwie członkowskim nie przekraczają krajowego progu (maksymalnie 85 000 EUR).
- Łączny obrót w całej UE pozostaje poniżej 100 000 EUR w roku bieżącym oraz poprzednim.
Jeśli firma sprzedaje towary lub usługi do kilku krajów, musi pilnować obu limitów równolegle.
3. Limity obrotu – progi 85 000 EUR i 100 000 EUR
| Próg | Zakres zastosowania | Co oznacza dla firmy? |
|---|---|---|
| 85 000 EUR (lub niższy, jeśli dany kraj tak zdecydował) | Transakcje krajowe w państwie prowadzenia działalności | Jeśli roczny obrót w kraju jest niższy, sprzedaż fakturujemy bez VAT i nie składamy deklaracji VAT-7/VAT-EU w tym państwie. |
| 100 000 EUR łącznie dla całej UE | Sprzedaż transgraniczna w obrębie Unii | Poniżej tego progu można wystawiać faktury bez VAT także klientom z innych państw członkowskich, nie rejestrując się tam do VAT. |
Przekroczenie któregokolwiek progu automatycznie kończy prawo do zwolnienia; obowiązek naliczania VAT powstaje od kolejnej dostawy.
4. Jak zarejestrować się do schematu SME?
- Wybierz państwo identyfikacji – zazwyczaj kraj siedziby (dla polskiej spółki będzie to Polska).
- Złóż elektroniczne zgłoszenie SME-VAT w lokalnym urzędzie skarbowym.
- Otrzymaj EU SME ID – unikalny numer uprawniający do stosowania zwolnienia w pozostałych krajach.
- Aktualizuj dane (np. prognozowany obrót) raz w roku, do 10 lutego.
Rejestracja jest bezpłatna; organy mają 15 dni na wydanie potwierdzenia.
5. Obowiązki po wejściu do schematu
- Monitorowanie obrotu – zarówno krajowego, jak i unijnego, najlepiej miesięcznie.
- Ewidencja sprzedaży (bez VAT) prowadzona co najmniej w formie elektronicznej.
- Raport roczny SME – prosty formularz składany wyłącznie w państwie identyfikacji.
- Oznaczanie faktur – adnotacja "VAT exempt – SME scheme art. 284 Dyrektywy 2006/112/WE".
6. Utrata prawa do zwolnienia
- Natychmiast, gdy obrót przekroczy limit krajowy lub unijny.
- Retroaktywnie, jeśli fiskus stwierdzi, że próg został przekroczony w poprzednim roku.
- Dobrowolnie, na wniosek firmy (rezygnacja obowiązuje przez co najmniej 2 lata).
Po utracie zwolnienia trzeba zarejestrować się do VAT najpóźniej w dniu przekroczenia progu i zacząć wystawiać faktury z VAT od następnej dostawy towaru lub usługi.
7. Praktyczne wskazówki dla polskich małych firm
- Sprawdź polski limit – obecnie 200 000 PLN, więc bezpiecznie mieści się w granicy 85 000 EUR.
- Policz unijny obrót – wlicz wszystkie wewnątrzunijne sprzedaże B2C, nawet jeśli fakturujesz bez VAT.
- Zadbaj o system księgowy – skonfiguruj oddzielne serie numeracji dla faktur "SME".
- Przygotuj plan awaryjny – jeśli Twój marketing zadziała lepiej niż oczekujesz i szybko urośniesz, trzymaj w zanadrzu proces rejestracji OSS lub standardowego VAT w innych krajach.
- Komunikuj się z kontrahentami – klienci B2B mogą oczekiwać faktury z VAT; wyjaśnij, że zwolnienie jest legalne i nie przenosi ciężaru podatku na nich.
FAQ
| Pytanie | Odpowiedź w skrócie |
|---|---|
| Czy muszę prowadzić pełną ewidencję VAT? | Nie, wystarczy uproszczony rejestr sprzedaży bez VAT. |
| Czy zwolnienie obejmuje import usług spoza UE? | Nie – w imporcie usług nadal stosuje się odwrotne obciążenie. |
| Co z towarami objętymi akcyzą? | Zwolnienie SME nie ma zastosowania; należy rozliczać VAT według ogólnych zasad. |
| Czy mogę dobrowolnie zrezygnować? | Tak, ale rezygnacja blokuje ponowne wejście do schematu przez minimum 2 lata. |
Podsumowanie
Rok 2025 otwiera nowy rozdział dla europejskich mikro-przedsiębiorców: jedno zgłoszenie = zwolnienie z VAT w całej Unii, o ile obrót krajowy pozostaje poniżej progu ustawionego przez państwo (maksymalnie 85 000 EUR), a łączny obrót unijny nie przekracza 100 000 EUR. Dzięki schematowi SME znikają koszty wielokrotnej rejestracji, jednak to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek ścisłego monitorowania obrotów. Dobrze ustawione raporty księgowe i zrozumienie momentu granicznego pozwolą cieszyć się uproszczeniami bez ryzyka niespodziewanego VAT-owego rachunku.